"Eu sei que devia cotar. Mas se eu fico ligando pra 3 fornecedores toda semana, vai a minha manhã."
Essa é uma das frases que mais ouvi conversando com donos de padaria. E é verdade — cotar do jeito tradicional é caro em tempo. Liga pro Zé, ele diz "depois eu mando", liga pro João, ele tá em rota, liga pro Pedro, ele responde no WhatsApp horas depois. Você abre Excel, copia preço, calcula. No fim do dia, escolheu fornecedor por... cansaço.
Mas não cotar custa mais ainda. Em padaria de bairro típica, o custo de insumo representa 30-35% da receita. Uma diferença de 3% no preço médio dos itens significa cerca de 1 ponto da margem inteira. Em padaria com R$ 80 mil/mês de receita, é R$ 800/mês. Por ano: R$ 9.600.
Esse post mostra o processo de cotação que funciona, sem virar pesadelo. Funciona com Excel, funciona com sistema, funciona até no caderno (mas com sistema é melhor).
Por que a maioria não cota — e o que muda quando começa
Os 3 motivos mais comuns que ouvi:
- "Demora demais." Ligar pra 3 fornecedores, esperar resposta, anotar — meio dia ido.
- "Vou estragar a relação com meu fornecedor de sempre." Medo de que o cara ofenda e pare de entregar.
- "Nunca sei se o preço que ele me deu é o melhor." Sem histórico, fica achismo.
Quem começa a cotar com método relata 3 ganhos rápidos:
- 5% a 12% de economia mensal na primeira cotação ampla — porque sempre tem 1 item que tava muito acima de mercado e ninguém notou
- Fornecedor de sempre baixa preço sozinho quando descobre que tem comparação
- Insight de marca/quality — comparar 3 marcas de farinha às vezes mostra que a mais barata é boa o suficiente, e que a "premium" não justifica os 18% a mais
O processo em 5 passos (sem sistema)
Funciona com planilha simples. Tempo total: ~2h por cotação, 1x por mês.
Passo 1: faz a lista do que você compra com regularidade
Pega 1 mês de notas fiscais ou recibos de fornecedor e lista todos os itens recorrentes:
- Farinha de trigo · saco 25 kg
- Açúcar refinado · saco 50 kg
- Manteiga sem sal · cx 10 kg
- Leite integral · cx 12 L
- Fermento biológico · 500 g
- ...
Aponta a unidade exata (saco 25 kg ≠ saco 50 kg) e a marca habitual se for relevante.
Passo 2: escolhe 3 fornecedores
Idealmente diferentes em perfil:
- O grande: distribuidor regional, costuma ter preço de tabela. Bom de volume e regularidade.
- O atacadão: preço mais baixo, mas você vai buscar (custo de transporte e tempo).
- O focado: especialista em uma categoria (farinha, frios, embalagem). Geralmente o melhor naquele nicho.
Passo 3: pede cotação por escrito (WhatsApp serve)
Não pede por telefone. Por escrito força o fornecedor a comprometer com o preço — depois não tem "ah, eu disse R$ 138, mas era R$ 142, você não anotou direito".
Modelo de mensagem que funciona:
"Oi, [nome]. Preciso de cotação dos itens abaixo pra fechamento de pedido até [dia]. Por favor, manda preço unitário e prazo de entrega de cada item:
[lista de itens com unidade]
Cotação válida até [data]. Obrigado."
Curto, direto, profissional. Eles respondem mais rápido quando entendem que vai virar pedido.
Passo 4: monta a tabela comparativa
| Item | Qtd | Forn A | Forn B | Forn C | Menor |
|---|---|---|---|---|---|
| Farinha 25kg | 8 sc | 138,50 | 132,90 | 141,00 | B |
| Açúcar 50kg | 4 sc | 178,00 | 184,20 | 175,40 | C |
| Manteiga 10kg | 3 cx | 412,00 | 398,50 | 425,00 | B |
| ... | |||||
| TOTAL | R$ 8.420 | R$ 8.190 | R$ 8.480 | B | |
| Ótimo (mix) | R$ 8.040 |
A linha Ótimo é a soma do menor preço por item — se você fechar com fornecedor diferente por categoria. Quase sempre é a opção mais econômica em valor absoluto.
Passo 5: decide com base em mais do que preço
Preço não é tudo. Antes de fechar, considera:
- Mínimo de pedido. O fornecedor B é o mais barato no total, mas só entrega acima de R$ 1.000 num item específico — e você precisava de R$ 600. Não bate.
- Prazo de entrega. Forn C tem o melhor preço de açúcar, mas entrega só na quinta seguinte. Se você acaba o açúcar na segunda, problema.
- Reputação de qualidade. Marca XYZ tá com manteiga mais barata, mas você já comprou e teve problema de rancidez no verão.
- Frete e mínimo. Alguns dão frete grátis acima de R$ 500. Vale checar.
Idealmente: fecha com 1 ou 2 fornecedores principais por mês, não pulveriza em 5. Logística mata economia.
A regra do "abre e fecha"
Um padrão que funciona bem:
- Aberta (cotação ampla): a cada 2-3 meses, refaz a cotação completa com 3+ fornecedores
- Fechada (no mês a mês): usa só 1 ou 2 fornecedores principais escolhidos na última aberta
Isso te dá controle de preço sem virar emprego full-time de comprador. Volta a "abrir" quando:
- Algum fornecedor sobe preço de surpresa
- Aparece um item novo no mix da padaria
- Trimestralmente, só pra calibrar
Os 3 erros mais comuns na cotação
1. Comparar item por item sem olhar o total
Você fechou farinha com o A, açúcar com o B, manteiga com o C... e gastou R$ 80 de frete extra. Total é o que conta, não item.
2. Não anotar histórico
Cotou em janeiro: farinha R$ 132. Cotou em março: R$ 138. Subiu R$ 6 ou 4,5%. É inflação normal? É o fornecedor tentando? Sem histórico, você não sabe.
3. Esquecer marca na ficha
"Manteiga 10kg R$ 412" não diz nada se a do A é marca premium e a do C é marca-tabela. Categoria-marca-unidade tem que estar junto na ficha.
Como o Nexum entra nessa
A CotaIA (módulo PRO no Nexum) automatiza esse processo:
- Você sobe a lista uma única vez (ou importa de XML de pedido antigo)
- Convida seus fornecedores por WhatsApp/e-mail — eles preenchem online em ~5 min
- O sistema gera a tabela comparativa automática, marcando o menor preço por item, total por fornecedor e o "ótimo do mix"
- Histórico fica salvo — você vê quando o fornecedor subiu preço, qual marca dele você costuma comprar, qual a avaliação dele em pedidos anteriores
- Aprovação gera o pedido e já joga as contas a pagar no Financeiro automaticamente
Não é "outro sistema pra aprender". É o processo que você já faria, mas com 90% menos planilha.
Por onde começar amanhã
Se você nunca cotou, comece pequeno:
- Pega 5 itens que pesam mais no custo da padaria (provavelmente farinha, açúcar, manteiga, fermento, leite)
- Manda mensagem pra 3 fornecedores com o modelo de WhatsApp acima
- Cria uma planilha com 7 colunas (item, qtd, Forn A, Forn B, Forn C, Menor, Marca)
- Compara TOTAL + decide considerando frete, prazo, mínimo
- Repete em 30 dias
Em 3 meses, você tem dados pra entender quem é seu fornecedor preferido em cada categoria e quanto você economizou. Vira segunda natureza.
Quer pular a planilha e ir direto pro processo automatizado? A CotaIA já vem no plano PRO. Entra no beta com 3 meses grátis →